采购订单，也就是 Purchase Order 或 PO，是买方向供应商确认采购内容的重要文件。它不是简单写一句“我要下单”，而是要把产品、数量、单价、交期、付款、贸易条款、质检和包装要求写清楚，避免后面因为口头沟通产生争议。

可以使用 采购订单 PO 生成器 / Purchase Order 模板 在浏览器本地生成 PO 草稿，填写买方、供应商、商品明细、付款条件、Incoterms、交期、质检和包装要求，再打印为 PDF 或导出 CSV。工具只在本地生成，不上传订单资料。

PO 和 PI 有什么区别#

PO 通常由买方发给供应商，表示买方希望按这些条件采购。PI，也就是 Proforma Invoice，通常由卖方发给买方，用于确认收款、报价和出货信息。

简单说：

  • PO 更像买方的采购确认。
  • PI 更像卖方的收款和出货确认。
  • Commercial Invoice 更偏正式出货和清关资料。
  • Packing List 更偏箱数、数量、重量和尺寸核对。

实际业务里，PO 和 PI 的信息应该一致。比如 SKU、产品描述、数量、单价、总金额、交期和付款条件，一个地方写错，后面付款、生产、出货、对账都会麻烦。

采购订单里应该写哪些字段#

一份外贸 PO 至少建议包含：

  • PO 编号和日期。
  • 买方名称、地址和联系人。
  • 供应商名称、地址和联系人。
  • SKU 或供应商货号。
  • 产品描述和规格。
  • 数量、单位、单价和金额。
  • 要求交期或出货日期。
  • 贸易条款，例如 FOB Shenzhen、EXW Ningbo、DDP Los Angeles。
  • 付款条件，例如 30% 定金、70% 出货前付清。
  • 收货地址和账单地址。
  • 包装、箱唛和标签要求。
  • 质检要求。
  • 双方确认或签字区域。

字段不一定越多越好，但关键条件必须明确。

数量、单价和金额要统一口径#

PO 里的数量和单价要和供应商报价一致。如果供应商报价是按 MOQ、阶梯价或含包装费报价，PO 里要写清楚对应口径。

常见错误包括：

  • 数量写的是件数，供应商理解成套数。
  • 单价未说明币种。
  • 包装费、模具费或运费没有写进总金额。
  • 折扣只在聊天里说，没有写进 PO。
  • 定金比例和实际付款金额不一致。

正式下单前，建议用 PO 总额、定金、尾款三个数字复核一次。

交期和质检不要只写“尽快”#

交期最好写具体日期或生产天数。比如 “Required delivery date: 2026-08-08” 或 “Production lead time: 25 days after deposit”。如果只写 ASAP，后续很难判断供应商是否延误。

质检要求也要尽量明确，例如：

  • 出货前验货。
  • 尾款前提供验货报告。
  • 包装照片和箱唛照片。
  • 样品确认后不得更换材料。
  • 关键尺寸、颜色、Logo、配件要按确认样。

这些内容写进 PO，比只在聊天里说更稳。

包装和箱唛要提前确认#

跨境出货常见问题不是产品本身，而是包装、标签、箱唛、条码、Made in China、FBA 标签或仓库要求。PO 里可以写一个简单的包装要求，后续再用装箱单和箱唛工具做详细出货资料。

如果客户或平台对包装有硬性要求，比如儿童产品警告语、FBA 箱规、外箱重量限制、托盘标签，建议在 PO 阶段就提醒供应商。

PO 不是法律文件替代品#

PO 能减少沟通误差，但不一定能替代正式合同。重要采购、大金额订单、定制产品、有模具费用或有知识产权要求时，仍然建议准备更完整的合同或采购协议。

使用 PO 工具生成草稿后，正式发送前应复核：

  • 是否和供应商最终报价一致。
  • 是否和后续 PI、发票、装箱单一致。
  • 是否写清付款节点和交期。
  • 是否写清验货、包装和标签要求。
  • 是否需要双方盖章或签字。

采购订单的核心不是版式，而是让双方对“买什么、多少钱、什么时候交、按什么标准交”达成一致。