形式发票和商业发票怎么做？外贸 PI、报价单和出货资料字段说明

外贸和跨境电商里，形式发票、商业发票和报价单经常一起出现。它们看起来都像一张表，但用途不完全一样。写错字段、金额或贸易条款，轻则来回确认，重则影响付款、订舱、清关和对账。

可以使用 形式发票 / 外贸报价单生成器 在浏览器本地生成 Proforma Invoice、Commercial Invoice 或 Quotation 草稿，填写商品明细、币种、Incoterms、付款条件、运费、折扣和银行信息，再打印为 PDF 或导出 CSV。工具只在本地生成，不上传客户和订单资料。

形式发票、商业发票和报价单有什么区别

形式发票通常用于付款前确认交易信息，例如产品、数量、单价、总金额、付款条件、银行信息和交期。它常被称为 PI，也就是 Proforma Invoice。

商业发票更偏出货和清关资料，常见于货代、快递、报关和客户收货文件中。它通常需要更严谨地填写商品描述、数量、金额、原产国、贸易条款和收发货信息。

报价单主要用于销售沟通，重点是报价有效期、数量阶梯、包装、交期和条款。正式成交前，报价单里的信息往往还会调整。

一张 PI 至少要包含哪些字段

常见字段包括：

• Seller / 卖方名称和地址。
• Buyer / 买方名称和地址。
• Invoice No. / 单据编号。
• Date / 日期。
• Currency / 币种。
• Product description / 商品描述。
• SKU 或型号。
• Quantity / 数量。
• Unit price / 单价。
• Amount / 金额。
• Incoterms / 贸易条款。
• Payment terms / 付款条件。
• Freight / 运费。
• Discount / 折扣。
• Bank information / 银行信息。

如果用于出货，还建议补充原产国、起运地、目的地、运输方式、箱数和 HS Code。

Incoterms 不要随便写

FOB、EXW、CIF、DAP、DDP 等贸易条款会影响费用和责任边界。比如 FOB Shenzhen 和 DDP Los Angeles 的成本范围完全不同。报价单和形式发票里写了 Incoterms，就应该和实际报价口径一致。

不确定时，不要凭感觉填。可以先问货代或客户确认，再写进单据。

金额要和币种、折扣、运费一起复核

很多错误来自金额明细不一致：单价乘数量和小计对不上，折扣没有扣，运费另算还是含在单价里没写清，币种从 USD 写成 CNY。正式发给客户前，建议逐项检查：

• 商品行金额是否等于数量 × 单价。
• 折扣是否已经扣除。
• 运费和保险费是否需要显示。
• 总金额是否和收款金额一致。
• 币种是否和付款账户一致。

如果还要写英文金额，可以配合金额大写或英文金额工具一起复核。

商业发票要和箱唛、装箱单一致

出货资料不是孤立文件。商业发票里的 SKU、品名、数量、箱数、目的地应该和箱唛、装箱单、面单和货代资料保持一致。一个地方写错，仓库或客户核对时就会出问题。

做完发票草稿后，建议再对照：

• 箱唛上的 SKU 和箱号。
• 装箱单里的箱数和每箱数量。
• 货代订舱资料里的起运港、目的港和收货人。
• 客户订单或 PO 里的产品描述。

打印 PDF 前的检查

生成工具可以快速整理格式，但正式使用前仍要人工检查。尤其是清关、报关和税务相关文件，不同国家、平台和货代可能有自己的字段要求。

如果只是用于报价或付款确认，PDF 清晰、字段完整即可。如果用于正式出货，则应让货代或客户确认模板是否符合要求。

形式发票和商业发票的核心不是版式漂亮，而是信息一致、金额正确、责任边界清楚。用工具生成草稿可以节省重复排版时间，但正式发送前仍要按真实业务复核。